項(xiàng)目資源管理包括識(shí)別、獲取和管理所需資源以成功完成項(xiàng)目的各個(gè)過程,這些過程有助于確保項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在正確的時(shí)間和地點(diǎn)使用正確的資源。
管理團(tuán)隊(duì):
管理團(tuán)隊(duì)是跟蹤團(tuán)隊(duì)成員工作表現(xiàn),提供反饋,解決問題并管理團(tuán)隊(duì)變更,以優(yōu)化項(xiàng)目績效的過程。
本過程的主要作用是,影響團(tuán)隊(duì)行為、管理沖突以及解決問題。
本過程需要在整個(gè)項(xiàng)目期間開展。
管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要借助多方面的管理和領(lǐng)導(dǎo)力技能,來促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作,整合團(tuán)隊(duì)成員的工作,從而創(chuàng)建高效團(tuán)隊(duì)。
進(jìn)行團(tuán)隊(duì)管理,需要綜合運(yùn)用各種技能,特別是溝通、沖突管理、談判和領(lǐng)導(dǎo)技能。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該向團(tuán)隊(duì)成員分配富有挑戰(zhàn)性的任務(wù),并對(duì)優(yōu)秀績效進(jìn)行表彰。
項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)留意團(tuán)隊(duì)成員是否有意愿和能力完成工作,然后相應(yīng)地調(diào)整管理和領(lǐng)導(dǎo)力方式。
相對(duì)那些已展現(xiàn)出能力和有經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)成員,技術(shù)能力較低的團(tuán)隊(duì)成員更需要強(qiáng)化監(jiān)督。
*人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能
適用于本過程的人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能包括(但不限于):
沖突管理。在項(xiàng)目環(huán)境中,沖突不可避免。
沖突的來源包括資源稀缺、進(jìn)度優(yōu)先級(jí)排序和個(gè)人工作風(fēng)格差異等。采用團(tuán)隊(duì)基本規(guī)則、團(tuán)隊(duì)規(guī)范及成熟的項(xiàng)目管理實(shí)踐(如溝通規(guī)劃和角色定義),可以減少?zèng)_突的數(shù)量。
成功的沖突管理可提高生產(chǎn)力,改進(jìn)工作關(guān)系。同時(shí),如果管理得當(dāng),意見分歧有利于提高創(chuàng)造力和改進(jìn)決策。假如意見分歧成為負(fù)面因素,應(yīng)該首先由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)解決;如果沖突升級(jí),項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)提供協(xié)助,促成滿意的解決方案,采用直接和合作的方式,盡早并且通常在私下處理沖突。如果破壞性沖突繼續(xù)存在,則可使用正式程序,包括采取懲戒措施。
項(xiàng)目經(jīng)理解決沖突的能力往往決定其管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成敗。不同的項(xiàng)目經(jīng)理可能采用不同的解決沖突方法。
影響沖突解決方法的因素包括:
沖突的重要性與激烈程度;
解決沖突的緊迫性;
涉及沖突的人員的相對(duì)權(quán)力;
維持良好關(guān)系的重要性;
永久或暫時(shí)解決沖突的動(dòng)機(jī)。
有五種常用的沖突解決方法,每種技巧都有各自的作用和用途。
撤退/回避。從實(shí)際或潛在沖突中退出,將問題推遲到準(zhǔn)備充分的時(shí)候,或者將問題推給其他人員解決。
緩和/包容。強(qiáng)調(diào)一致而非差異;為維持和諧與關(guān)系而退讓一步,考慮其他方的需要。
妥協(xié)/調(diào)解。為了暫時(shí)或部分解決沖突,尋找能讓各方都在一定程度上滿意的方案,但這種方法有時(shí)會(huì)導(dǎo)致“雙輸”局面。
強(qiáng)迫/命令。以犧牲其他方為代價(jià),推行某一方的觀點(diǎn);只提供贏 — 輸方案。通常是利用權(quán)力來強(qiáng)行解決緊急問題,這種方法通常會(huì)導(dǎo)致“贏輸”局面。
合作/解決問題。綜合考慮不同的觀點(diǎn)和意見,采用合作的態(tài)度和開放式對(duì)話引導(dǎo)各方達(dá)成共識(shí)和承諾,這種方法可以帶來雙贏局面。
制定決策。這種情況下,決策包括談判能力以及影響組織與項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的能力,而不是決策工具集所描述的一系列工具。進(jìn)行有效決策需要:
著眼于所要達(dá)到的目標(biāo);
遵循決策流程;
研究環(huán)境因素;
分析可用信息;
激發(fā)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造力;
理解風(fēng)險(xiǎn)。
情商。情商指識(shí)別、評(píng)估和管理個(gè)人情緒、他人情緒及團(tuán)體情緒的能力。
項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)能用情商來了解、評(píng)估及控制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的情緒,預(yù)測團(tuán)隊(duì)成員的行為,確認(rèn)團(tuán)隊(duì)成員的關(guān)注點(diǎn)及跟蹤團(tuán)隊(duì)成員的問題,來達(dá)到減輕壓力、加強(qiáng)合作的目的。
影響力。在矩陣環(huán)境中,項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)團(tuán)隊(duì)成員通常沒有或僅有很小的命令職權(quán),所以他們適時(shí)影響相關(guān)方的能力,對(duì)保證項(xiàng)目成功非常關(guān)鍵。
影響力主要體現(xiàn)在如下各方面:
說服他人;
清晰表達(dá)觀點(diǎn)和立場;
積極且有效的傾聽;
了解并綜合考慮各種觀點(diǎn);
收集相關(guān)信息,在維護(hù)相互信任的關(guān)系下,解決問題并達(dá)成一致意見。
領(lǐng)導(dǎo)力。成功的項(xiàng)目需要強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)技能,領(lǐng)導(dǎo)力是領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)、激勵(lì)團(tuán)隊(duì)做好本質(zhì)工作的能力。它包括各種不同的技巧、能力和行動(dòng)。且領(lǐng)導(dǎo)力在項(xiàng)目生命周期中的所有階段都很重要。
有多種領(lǐng)導(dǎo)力理論,定義了適用于不同情形或團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格。領(lǐng)導(dǎo)力對(duì)溝通愿景及鼓舞項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)高效工作十分重要。